Facturation électronique : c’est pour bientôt !

La facturation électronique n’est-elle pas déjà obligatoire ?

Mathilde Julienne : La facturation électronique est effectivement déjà obligatoire dans le cadre des marchés publics ou des concessions de service public. Les entreprises qui ont des clients « personnes publiques » (l’État, une collectivité territoriale ou un établissement public) et qui sont donc engagées dans un rapport d’affaires « B2G » (pour « Business to Government ») sont, en principe, familières de la plateforme publique « ChorusPro ».

Pour information, nous le verrons, cette plateforme est amenée à jouer un rôle important dans la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique.

À côté des rapports d’affaires « B2G », il existe les rapports d’affaires « B2C » (pour « Business to Consumer ») et « B2B » (pour « Business to Business »).

La relation d’affaires sera dite B2C si les clients de l’entreprise sont des « consommateurs », c’est-à-dire des personnes physiques qui agissent à des fins n’entrant pas dans le cadre de leur activité professionnelle (ou personne non-assujettie à la TVA).

Dans ce type de relation, l’entreprise n’est pas systématiquement tenue d’émettre une facture de vente : sauf exceptions en effet, par exemple en cas de vente à distance (vente de biens à des particulier dans l’UE) ou en cas de prestations de services dont le prix est égal ou supérieur à 25 € (TVA comprise). En deçà, la délivrance d’une facture n’est obligatoire que si le client la réclame.

Enfin, on parle de relation « B2B » pour qualifier un rapport d’affaires dans lequel une entreprise vend un bien ou réalise une prestation de services pour le compte d’une autre entreprise (entre assujettis à la TVA).

Dans ce cadre, la réglementation prévoit expressément que les ventes de biens et les fournitures de services entre professionnels donnent lieu à l’émission d’une facture.

Cette facture peut être émise au moyen d’un :

• format papier ;
• format électronique, si le client de l’entreprise y consent.

La loi prévoit qu’en cas de facture papier ou électronique, l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent être garanties, à compter de son émission et jusqu’au terme de sa période de conservation.

Le respect de ces impératifs peut s’effectuer par :

• l’utilisation d’une signature électronique avancée créée par un dispositif sécurisé et fondée sur un certificat électronique qualifié (RGS 2 ou 3 étoiles) ;
• l’utilisation d’une forme de message structurée selon une norme convenue entre les parties (format EDI au sens fiscal) ;
• l’utilisation d’autres moyens, à la condition toutefois que des contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la réalisation de l’opération qui en est à la source ;
• l’utilisation du cachet électronique qualifié au sens de la réglementation européenne.

 Pouvez-vous nous expliquer, en quelques mots, la raison d’être d’une telle réforme. Pourquoi le législateur veut-il « généraliser » la facturation électronique ?

Mathilde Julienne : Le processus de facturation, tel que conçu actuellement, peut s’avérer pesant pour les entreprises et nécessite le respect d’exigences issues des législations commerciale, mais aussi fiscale, notamment au regard des mentions sur facture et de la TVA.

La réforme, envisagée depuis plusieurs années maintenant, poursuit plusieurs objectifs :

• renforcer la compétitivité des entreprises, en allégeant le formalisme et en diminuant les délais de paiement ce qui, à terme, devrait leur permettre de gagner en productivité ;
• simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA : à terme, là encore, les déclarations de TVA devraient être préremplies par l’administration fiscale ;
• simplifier les contrôles fiscaux : la détection de la fraude devrait, en principe, être plus aisée ;
• améliorer le pilotage de la politique économique au national puisque l’administration fiscale pourra prendre connaissance, en temps réel (ou quasiment), de l’activité des entreprises.

La mise en œuvre de cette réforme fait-elle de la France un précurseur en la matière ?

Mathilde Julienne : Pas vraiment. Dans le cadre de cette réforme, la France amorce un processus engagé depuis de nombreuses années par d’autres États : Italie, Espagne, Turquie, Chine, Russie, etc.

Sachez d’ailleurs que le véritable précurseur en la matière reste le Mexique, qui a mis en place son dispositif de facturation électronique il y a près de 20 ans maintenant.

La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ?

Mathilde Julienne : Le modèle français de facturation électronique se compose de 2 volets distincts :

• une obligation de facturation électronique (« e-invoicing ») ;
• une obligation de transmission des données de transaction et des données de paiement (« e-reporting »).

Les obligations en matière de e-invoicing concernent, sous réserve d’exceptions, toutes les entreprises assujetties à la TVA dans le cadre de leurs rapports B2B ayant trait à des opérations dites « domestiques » (c’est-à-dire réalisées sur le sol français ou présumées comme telles) et ce, quels que soient leur effectif salarié et leur chiffre d’affaires (CA).

L’obligation de e-reporting est plus large puisqu’elle va s’appliquer aux opérations commerciales non concernées par le e-invoicing, à savoir :

• les opérations réalisées avec des personnes physiques (B2C) ;
• les opérations non domestiques, c’est-à-dire celles réalisées (ou réputées réalisées) hors du sol français (comme les ventes intracommunautaires et les exportations).

L’obligation de transmission des données de paiement, quant à elle, porte sur les opérations relevant de la catégorie des prestations de services concernées par l’obligation de facturation électronique ou par l’obligation de transmission de données de transaction, sauf celles pour lesquelles la taxe est due par le preneur.

Les entreprises doivent donc impérativement déterminer la nature de leurs opérations, ainsi que la qualité de leurs clients (professionnel ou consommateur) pour connaître précisément les obligations qui vont s’imposer à elles. Cette classification leur permettra également d’identifier la nature des informations qui seront transmises à l’administration fiscale dans le cadre du e-reporting et / ou du e-invoicing.

 En pratique, comment vont être transmises les factures ou les données ?

Mathilde Julienne : Pour émettre, transmettre ou recevoir des factures électroniques, ainsi que pour transmettre des données de facturation, de transaction et de paiement, les entreprises vont devoir choisir une plateforme : soit la plateforme publique (ChorusPro), gérée par l’État, soit une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), gérée par une entreprise privée.

Pour se prévaloir du statut de PDP, les plateformes doivent nécessairement être immatriculées par l’administration fiscale. Ce qui suppose de compléter un dossier conséquent et de respecter une procédure relativement longue…

Pour faire votre choix, il convient bien sûr de prendre le temps de la réflexion. Il est également possible de vous rapprocher de votre conseil.

Il est également important de préciser qu’une entreprise n’est pas tenue par le choix de ses clients « entreprises », c’est-à-dire que si le client a choisi la plateforme publique, rien n’oblige l’entreprise à le faire : elle pourra très bien faire le choix d’une PDP. De même, rien ne l’oblige à choisir la même PDP que ses clients.

Le processus sera suffisamment automatisé pour que les différentes plateformes communiquent efficacement entre elles, afin d’éviter tout dysfonctionnement et toute déperdition d’information.

Dans le cadre de cette réforme, les entreprises pourront également, si elles le souhaitent, faire appel à un opérateur de dématérialisation (OD).

Tout comme la PDP, l’OD est un acteur privé. En revanche, il n’est pas immatriculé et certifié par l’administration fiscale. Il ne pourra donc pas distribuer de facture électronique, ce qui signifie concrètement que les factures devront obligatoirement transiter par Chorus Pro ou par une PDP.

L’OD interviendra « en supplément » et offrira, comme une PDP, des services complémentaires.

Pour répondre à la question initiale sur le fonctionnement pratique du système, notez que si l’entreprise fait le choix du portail public de facturation, c’est ce portail qui se chargera de transmettre les données requises à l’administration.

En revanche, si elle fait le choix d’une PDP, les données seront transmises par l’opérateur en charge de la plateforme partenaire au portail public de facturation. Et c’est ensuite le portail public qui les communiquera à l’administration fiscale.

À partir de quand ce nouveau dispositif de facturation électronique sera-t-il obligatoire ?

Mathilde Julienne : La réception des factures sous format électronique sera obligatoire dès le 1^er juillet 2024 pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique.

Quant aux obligations d’émission de factures électroniques, de transmission des données de facturation, de transaction et de paiement, elles seront impératives à partir du :

• 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises : entreprises dont l’effectif est au moins égal à 5 000 personnes et/ou dont le chiffre d’affaires annuel est au moins égal à 1,5 Md€ ou dont le total de bilan est au moins égal à 2Mds€ ;
• 1^er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire), à savoir les entreprises qui ne sont pas des PME, qui occupent moins de 5 000 personnes et qui ont un chiffre d’affaires (CA) annuel n’excédant pas 1,5 Md€ ou un total de bilan n’excédant pas 2 Mds€.
• 1^er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises :
  • une PME est une entreprise qui occupe moins de 250 personnes et dont le CA annuel n’excède pas 50 M€ ou qui a un total de bilan n’excédant pas 43 M€ ;
  • une microentreprise est une entreprise qui occupe moins de 10 personnes et dont le CA annuel ou le total de bilan n’excède pas 2 M€.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à la transition ?

Mathilde Julienne : Avant toute chose, elles vont devoir identifier clairement les membres du personnel qui seront directement concernés (services juridique, comptable, informatique, membres de la direction, etc.) et qu’il va falloir former.

Ensuite, elles devront dresser un inventaire du matériel utilisable pour la facturation (matériels informatiques, connexion internet, outil CRM, logiciels de cryptage, etc.) et de celui qu’il conviendrait d’acquérir, de compléter ou de renouveler.

Il est important d’avoir à l’esprit que si à terme, la réforme doit faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises, la transition vers ce nouveau modèle aura nécessairement un coût : temps consacré à se renseigner et à établir le dispositif le plus adapté, formation du personnel, achat de matériel informatique complémentaire, coût d’une PDP et / ou d’un OD, etc.

De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour éviter les investissements insuffisants ou inutiles.

Il est donc plus que recommandé de vous rapprocher de votre conseil, qui vous aidera à identifier et à mettre en œuvre les solutions les plus adaptées à vos besoins.

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